Politique de confidentialité

Politique de confidentialité du Collège des médecins de famille du Canada

Dernière mise à jour : le 4 janvier 2024
 

Aperçu

Le Collège des médecins de famille du Canada (« CMFC » ou « nous ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’il traite dans le cadre de ses activités opérationnelles, de l’offre de ses produits, ainsi que de la prestation de ses programmes et services. Le CMFC réalise cet engagement en se conformant de façon volontaire à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) et en adoptant les pratiques énoncées dans la présente politique de confidentialité (la « politique »). Celle-ci englobe nos pratiques régissant la collecte et l’utilisation de renseignements personnels liées à notre site Web, www.cfpc.ca, ainsi qu’à tous les autres sites Web que possède le CMFC (les « sites Web »).
 

Définition de renseignements personnels

On entend par « renseignements personnels » toute information concernant une personne identifiable ou une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir de ces renseignements, ce qui inclut notamment le nom, la date de naissance, l’adresse et le numéro de téléphone du domicile, l’adresse électronique personnelle (mais non professionnelle), le numéro d’assurance sociale et d’autres numéros d’identification non publics, les revenus, les évaluations, les opinions, les intérêts et les préférences de la personne. Les renseignements personnels comprennent également les informations sur la santé d’une personne identifiable, telles que son état de santé physique ou mentale, les services de santé qui lui ont été fournis et les informations recueillies dans le cadre de la détermination ou de la mise en place d’accommodements raisonnables pour cette personne.

Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels ne comprennent pas les informations qui se trouvent dans le domaine public, y compris, par exemple, les coordonnées d’affaires telles que les titres de poste, les adresses de courriel professionnelles ou les numéros de téléphone et de télécopieur au travail. Par ailleurs, l’obtention de la désignation spéciale « CCMF » (Certification du Collège des médecins de famille du Canada) et de tout Certificat de compétence additionnelle (« CCA ») accordé aux membres est une information publique, et les noms des personnes qui ont obtenu ces désignations sont disponibles sur nos sites Web et communiqués aux ordres des médecins provinciaux et territoriaux.

Les renseignements personnels excluent également les données anonymes ou anonymisées qui ne sont pas associées à une personne en particulier, y compris les résultats agrégés produits par les fonctions de recherche, d’analyse et d’évaluation.
 

Application

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons dans le cadre de nos activités opérationnelles, de l’offre de nos produits et de la prestation de nos programmes et services. Cela comprend les renseignements personnels que nous traitons concernant les candidats à un emploi, les membres (y compris les participants Mainpro+^MD non membres), les candidats aux examens et autres certifications, les membres du Conseil d’administration et des comités, les bénévoles et les membres du public avec lesquels nous pouvons être amenés à traiter (collectivement et individuellement, « vous »).

Dans le but de protéger vos renseignements personnels, nous respectons les dix principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDÉ, tel qu’il est indiqué ci-après.
 

Premier principe — Responsabilité

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous détenons et avons désigné une agente de protection de la vie privée qui est chargée de s’assurer de la conformité de notre organisation à la présente politique. La présente politique et nos pratiques de traitement de l’information sont passées en revue chaque année. Le personnel du CMFC est informé régulièrement du contenu de la présente politique et il reçoit de la formation et des conseils sur la gestion appropriée des renseignements personnels.
 

Deuxième principe — Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous ne recueillons des renseignements personnels qu’à des fins acceptables dans les circonstances et uniquement ceux qui sont nécessaires à nos activités, à l’offre de nos produits et/ou à la prestation de nos programmes et services.

En aucun cas, nous ne vendrons, n’échangerons, ne troquerons ou ne communiquerons les renseignements personnels que nous obtenons de vous, pour quelque contrepartie que ce soit.
 

Troisième principe — Consentement

Sauf dans les cas où la loi autorise la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sans consentement, et avant de collecter, d’utiliser et de communiquer de tels renseignements, nous vous demanderons votre consentement valable, comme suit :

• Dans la mesure du possible, nous mettrons davantage l’accent sur des éléments clés tels que a) les renseignements personnels recueillis ; b) les parties auxquelles vos renseignements personnels seront communiqués ; et c) les préjudices potentiels et/ou autres conséquences pouvant découler de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels ;
• Nous ferons preuve de transparence et serons prêts à vous expliquer pourquoi la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels est une condition de service ;
• Nous rédigerons les demandes de consentement et les procédures de manière conviviale et fournirons l’information dans un format généralement compréhensible afin que vous puissiez comprendre ce à quoi vous consentez.

Dans les cas où nous demandons à des tiers d’accéder à vos renseignements personnels, l’obligation d’obtenir le consentement incombe au tiers au moment de la collecte, de sorte que nous n’aurons pas besoin d’obtenir un consentement supplémentaire.

Vous pouvez refuser de consentir à ce que nous collections, utilisions ou communiquions vos renseignements personnels, ou vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous donnant par écrit un préavis raisonnable. Toutefois, dans certaines circonstances, votre refus ou le retrait de votre consentement pourrait limiter notre capacité à offrir nos services, nos produits ou nos programmes et pourrait également limiter votre admissibilité à participer à nos programmes ou à bénéficier de nos produits et services.
 

Quatrième principe — Limitation de la collecte

Nous ne recueillons que la quantité et le type de renseignements qui sont nécessaires aux fins déterminées de la collecte, et nous procédons de façon honnête et licite.

Nous pouvons collecter des renseignements personnels auprès de vous ou les recevoir par un tiers (p. ex., d’une référence, d’un programme universitaire ou de l’un des ordres des médecins provinciaux ou territoriaux), avec votre consentement. Ces renseignements peuvent comprendre les éléments suivants, selon les circonstances :

• Nom complet
• Identité de genre
• Coordonnées (y compris l’adresse de courriel personnelle, l’adresse de résidence et les numéros de téléphone)
• Date de naissance
• Renseignements sur l’éducation, la formation et l’emploi
• Numéro d’identification médicale du Canada (NIMC)
• Renseignements personnels médicaux ou relatifs à la formation (p. ex., congé parental) qui pourraient avoir un effet sur les droits d’adhésion ou les cycles de DPC
• Information sur le permis d’exercice (y compris la conduite professionnelle, les plaintes déposées et le statut du permis d’exercice)
• Informations de paiement (p. ex., numéros de carte de crédit pour les transactions électroniques)
• Numéros d’identification délivrés par le gouvernement, tels que les numéros d’assurance sociale ou de permis de conduire
• Données d’évaluation et de performance
• Renseignements sur la santé pour accompagner les demandes d’accommodements
• Données de navigation et données techniques, y compris les adresses IP  
• Photos
• Autres renseignements personnels requis aux fins précisées au moment de la collecte.

Malgré notre volonté d’être aussi précis et transparents que possible en ce qui concerne nos pratiques de collecte, il se peut que certains types de renseignements personnels non énumérés ci-dessus soient collectés.
 

Cinquième principe — Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Nous n’utiliserons et ne communiquerons pas de renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle, sauf si cela s’avère nécessaire dans le cadre de nos activités opérationnelles, de l’offre de nos produits et de la prestation de nos programmes et services. De plus, nous utiliserons ou communiquerons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce qu’ils servent à un usage additionnel ou secondaire, ou à moins que la communication de ces renseignements ne soit autorisée par la loi.

Utilisation des renseignements personnels
Dans le cadre normal de nos activités, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être utilisés pour :

• Vérifier votre identité ;
• Communiquer avec vous au sujet de :
  • Droits d’adhésion annuels pour le renouvellement et autres frais,
  • Activités, services et avantages du CMFC, y compris, mais sans s’y limiter :   
    • Demandes d’adhésion
    • Maintien de l’adhésion et mises à jour à ce sujet
    • Maintien de la participation à Mainpro+^MD et mises à jour à ce sujet
    • Examen de certification en médecine familiale
    • Demandes de CCA et Examen de compétence additionnelle en médecine d’urgence
    • Services bibliothécaires du CMFC
    • Distribution de la revue Le Médecin de famille canadien (voir ci-après)
    • CMFCApprendre
    • Virage MF
    • Programme Autoapprentissage^MC et cours offerts par le CMFC
    • Projets de recherche scientifique à partir de la Base de données canadienne sur les médecins menés ou facilités par Le Médecin de famille canadien (MFC)
  • Inscription aux activités/conférences, y compris le Forum en médecine familiale,
  • Dons à la Fondation pour l’avancement de la médecine familiale (FAMF) du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC),
  • Récipiendaires de prix et bourses,
  • Demandes de commentaires,
  • Autres sujets liés à nos activités.
• Traiter les demandes et confirmer l’admissibilité aux produits, programmes et services du CMFC, y compris l’adhésion, les examens, les désignations spéciales, le titre de Fellow, etc. ;
• Recruter des bénévoles et des candidats aux offres d’emploi et communiquer avec eux, y compris pour confirmer leur admissibilité pour ces activités de bénévolat ou pour ces postes ;
• Collaborer et partager des points de vue et de l’expertise ;
• Mener des recherches et évaluer les tendances qui influencent la formation et la profession ;
• Transmettre du contenu promotionnel et d’autres renseignements au sujet des activités, services et avantages offerts par le CMFC et ses partenaires ;
• Améliorer l’utilité et l’efficacité et mesurer l’activité sur le site Web ;
• Identifier les élus locaux qui représentent les membres afin de faciliter la défense de leurs intérêts ;
• Envoyer du courrier ou effectuer des livraisons ;
• Répondre aux demandes d’assistance et aux questions générales ; 
• Respecter nos obligations statutaires et légales ; et
• Autres fins identifiées au moment de la collecte des renseignements personnels. 

En plus des usages énumérés ci-haut, Le Médecin de famille canadien (« MFC ») utilise les renseignements personnels qu’il recueille pour :

• Expédier des exemplaires de la revue en format papier ou électronique ;
• Satisfaire aux exigences de vérification de la diffusion ;
• Procéder au renouvellement des abonnements et à des vérifications d’admissibilité ;
• Aider à orienter le contenu rédactionnel pour répondre aux besoins du lectorat ;
• Identifier les auteurs et fournir leurs coordonnées ;
• Assurer aux annonceurs qu’ils atteignent leur public cible ; et
• Déterminer si une personne est admissible à recevoir l’abonnement gratuit au Médecin de famille canadien.

Dans certains cas, le CMFC (ou un fournisseur de service en son nom) peut utiliser des témoins ou des technologies semblables pour envoyer de la publicité ciblée. Par exemple, un témoin peut être sauvegardé sur votre disque dur lorsque vous visitez nos sites Web. Plus tard, lorsque vous visitez le site Web d’un tiers, ce dernier reconnaîtra le témoin et vous verrez une publicité du CMFC. Nous pouvons également utiliser des services de publicités ciblées fournis par les sites de médias sociaux. Ceci comprend normalement le partage d’une version tronquée (ou brouillée) de votre adresse de courriel ou de votre numéro de téléphone avec le site du média social. Si vous avez un compte auprès de ce média social, le site vous identifiera comme faisant partie d’un groupe de personnes à qui les publicités du CMFC peuvent être distribuées sur son site.

Nous ne tenterons pas d’identifier individuellement les visiteurs des sites Web ni d’associer les informations techniques que nous recueillons à une personne, sauf si la loi nous y oblige. Ces informations ne sont utilisées qu’à des fins d’analyse statistique et d’administration et pour nous aider à améliorer l’expérience des visiteurs sur les sites Web.

Un logiciel de navigation permet de désactiver la collecte de témoins si les utilisateurs le souhaitent ou peut informer les utilisateurs qu’un témoin est mis en mémoire sur leur disque dur. Vous pouvez également vous retirer du programme de publicité ciblée d’un média social en modifiant les paramètres de protection des renseignements personnels ou de votre compte.

Utilisation de données anonymisées ou agrégées
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels, à votre insu et sans votre consentement, si les renseignements sont anonymisés ou agrégés et utilisés à des fins qui comprennent :

• Leur protection ;
• L’amélioration de nos services ;
• La réalisation de tests ou l’évaluation de nos pratiques, de nos processus et de nos systèmes ;
• Le maintien de l’amélioration continue de la qualité ;
• Le développement de nouveaux produits ou services ;
• La réalisation de recherches ou d’analyses de données sur des sujets d’intérêt pour le CMFC, les médecins de famille et/ou la médecine de famille  ; ou
• Pour toutes les autres fins précisées au moment de la collecte des renseignements personnels.

Communication des renseignements personnels
Nous pouvons communiquer les renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet à des tiers, selon vos instructions et avec votre consentement, ou conformément à la présente politique, comme suit :
  Pour les résidents ou les praticiens qui passent l’Examen de certification en médecine familiale et/ou les membres qui passent l’Examen de compétence additionnelle en médecine d’urgence (les « examens »), nous fournirons aux directions de programme de médecine de famille concernées (« directions de programmes ») une copie du résumé des résultats de l’examen dans le but de suivre et d’améliorer l’expérience pour les futurs candidats aux examens.
  Nous pouvons partager les renseignements personnels de nos membres avec la section provinciale de leur province ou leur territoire de résidence et/ou d’exercice. Cette communication ne se fera que dans les cas où la section provinciale a conclu avec nous une Entente d’accès et de partage des données. Dans ce cas, les renseignements concernant les membres seront consultés et utilisés par les utilisateurs autorisés des sections provinciales dans le but de faciliter leur capacité à communiquer avec leurs membres au sujet des produits, services et programmes qu’elles offrent, de sonder leurs membres et obtenir des commentaires sur ses produits, services et programmes, ainsi qu’à des fins d’information générale et de production de statistiques ou de rapports.
  Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services tiers (par exemple, pour le déroulement et/ou le traitement des services d’examen, l’analyse des données, le contrôle et l’évaluation de la sécurité des données, les services d’assistance et de gestion des membres, les fournisseurs d’avantages sociaux, les services de recouvrement, les services de consultation, etc.), situés au Canada ou ailleurs dans le monde. Par conséquent, il est possible que certains de vos renseignements personnels soient conservés aux États-Unis, où la protection des renseignements personnels assurée par la loi peut différer de celle au Canada et où vos renseignements personnels peuvent parvenir à la connaissance des organismes d’application de la loi en vertu des lois américaines, telles que la Patriot Act.

Les employés de nos fournisseurs de services qui ont besoin de vos renseignements personnels pour s’acquitter de leurs tâches y auront accès uniquement lorsque cela est nécessaire pour la prestation de leurs services. L’accès à vos renseignements personnels dans ces cas sera permis pour exécuter des tâches précises en notre nom et est limité par des accords contractuels qui empêchent ces tiers de communiquer ou d’utiliser vos renseignements à des fins autres que celles que nous avons précisées.
  Nous pouvons partager certains renseignements que nous détenons sur nos membres avec les ordres des médecins provinciaux et territoriaux afin de faciliter le processus d’obtention du permis d’exercice et dans le cadre de notre rôle de suivi et de consignation des activités de développement professionnel continu (« DPC ») des membres, y compris pour confirmer leur inscription au programme Mainpro+ et pour indiquer leur conformité aux exigences.
  Dans certaines circonstances, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple lorsque :

• La communication est permise ou nécessaire en vertu de la loi, y compris sur ordonnance d’un tribunal ;
• Nous estimons, pour des motifs valables, que cela est nécessaire pour protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe identifiable ;
• Nous pensons que cela est nécessaire pour nous permettre de fournir les services demandés ; ou
• Nous croyons que l’information est d’ordre public.  

Lorsque nous sommes obligés ou autorisés à communiquer des renseignements sans consentement, nous ne communiquerons pas plus d’informations que ce qui est nécessaire.
 
Communication de données anonymisées ou agrégées
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement si les renseignements personnels sont anonymisés avant la communication ; si la communication est faite dans un but socialement bénéfique (comme nous le déterminons et conformément à toute politique du CMFC), y compris à des fins de recherche lorsque nous pensons que le partage des renseignements est susceptible de faire progresser les intérêts des médecins de famille ou de la médecine de famille au Canada ; et si la communication est faite conformément à une entente de partage de données dûment exécutée. Nous pouvons également communiquer des renseignements agrégés à des tiers à des fins similaires ou pour mener à bien des activités professionnelles.

En partageant vos renseignements personnels et/ou en utilisant nos services, vous acceptez que nous puissions anonymiser et/ou agréger vos renseignements personnels à des fins conformes à la présente politique.
 
Conservation des renseignements personnels
Nous ne conserverons les dossiers contenant vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que cela sera nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, ou que la loi l’autorise ou l’exige. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la réalisation des objectifs identifiés, ils sont détruits ou dépersonnalisés de façon sécurisée.
 

Sixième principe — Exactitude

Nous nous efforçons de veiller à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, exhaustifs et à jour que possible afin de pouvoir rencontrer les fins pour lesquelles ils ont été recueillis à la base. Dans certains cas, il se peut que nous communiquions avec vous pour vérifier l’exactitude des renseignements. Autrement, nous vous encourageons à nous informer rapidement de toute modification apportée à vos renseignements personnels afin que nous puissions mieux vous fournir nos produits, programmes et services.
 

Septième principe — Mesures de sécurité

Nous faisons tous les efforts raisonnables pour protéger vos renseignements personnels et avons mis en place des moyens matériels et des mesures administratives et techniques pour protéger les renseignements personnels que nous recueillons ou conservons, sous quelque forme que ce soit, contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, l’utilisation, la copie, la communication ou la modification non autorisée. Cet engagement s’applique également au retrait ou à la destruction de vos renseignements personnels.

Les formes de mesures de sécurité que nous avons mises en place varient en fonction du degré de sensibilité des renseignements et comprennent notamment :

• La sécurité matérielle de nos locaux et la restriction de l’accès à ceux-ci ;
• Le verrouillage des classeurs ;
• La mise en place de mesures de sécurité techniques comme un logiciel de sécurité, le chiffrement et des pare-feu de pointe pour prévenir le piratage ou l’accès non autorisé à des données informatiques ;
• Des systèmes internes de protection par mot de passe et des politiques de sécurité ;
• L’accès sélectif du personnel aux renseignements personnels ;
• L’engagement de tout le personnel à respecter la présente politique ;
• Des vérifications périodiques de nos pratiques de traitement de l’information et de notre formation à ce sujet.

Dans les cas où nous transférons vos renseignements personnels à un tiers à des fins de traitement, nous employons des moyens, contractuels ou autres, pour que ce tiers procure un degré de protection approprié à ces renseignements durant leur traitement.

Données de paiement
L’accès à vos renseignements financiers est limité exclusivement aux membres de notre personnel ou aux prestataires de services tiers qui sont responsables des paiements, de la paie ou de la collecte et du rapprochement des frais. Les renseignements relatifs aux cartes de crédit que nous recueillons sont envoyés sous forme codée à notre commerçant affilié uniquement à des fins d’approbation et de traitement du paiement. Ils ne sont jamais détenus ou conservés par nous. Le CMFC respecte pleinement les exigences de sécurité de l’industrie des cartes de paiement, et le personnel qui traite ces informations est régulièrement et correctement formé sur les pratiques de traitement des paiements en toute sécurité.
 

Huitième principe — Transparence

Nous nous engageons à mettre en œuvre les principes décrits dans la présente politique et à veiller à ce que notre politique et nos pratiques en matière de protection de la vie privée soient bien connues et comprises par notre personnel, nos bénévoles et nos partenaires. À cette fin, la présente politique est affichée à un endroit bien visible sur notre site Web, et le personnel est périodiquement formé sur la politique.

Changements à la présente politique
Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre en fonction des circonstances, en réponse à des changements juridiques et législatifs, à la suite de l’apparition de nouvelles technologies ou de l’introduction de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux programmes, produits ou services. Lorsque nous apportons des changements à la politique, nous modifierons la date de la « dernière mise à jour » en haut de la politique, nous publierons à nouveau la politique sur notre site Web et nous en informerons notre personnel. Les changements apportés à la politique s’appliqueront aux renseignements recueillis à partir de la date de la mise à jour de la politique, ainsi qu’aux renseignements existants que nous détenons au moment des changements.

En continuant à utiliser nos programmes, produits, services et sites Web après la modification de la politique, vous donnez votre consentement aux conditions révisées de la politique.
 

Neuvième principe — Accès aux renseignements personnels

Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et vous pouvez le faire des deux façons suivantes :

• Nos membres peuvent consulter leurs renseignements personnels dans la section « Profil du membre » du portail des membres.
• Les candidats à l’emploi, les bénévoles, les membres dont les renseignements souhaités ne figurent pas dans leur profil de membre et toute autre personne peuvent envoyer une demande écrite à l’adresse [email protected].

Si nous disposons des renseignements demandés, et en l’absence d’une raison de ne pas accéder à la demande, nous nous efforcerons de vous fournir vos renseignements dans un délai raisonnable, généralement dans les trente (30) jours suivant la réception de votre demande au plus tard. Après avoir examiné vos renseignements, vous pouvez contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements que nous conservons et demander que ces renseignements soient modifiés.

Dans certains cas, la loi applicable peut nous autoriser ou nous obliger à vous refuser l’accès à une partie ou à la totalité des renseignements que nous détenons à votre sujet, ou encore il est possible que nous ayons détruit, effacé ou anonymisé les renseignements personnels vous concernant conformément à nos obligations et à nos pratiques en matière de conservation des dossiers. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous donnerons la ou les raisons du refus. Voici des exemples de telles situations, notamment lorsque :

• Un privilège juridique limitant la communication s’applique ;
• Une autre loi interdit la communication ;
• Les renseignements contiennent des références à d’autres personnes ;
• Les renseignements peuvent causer un préjudice à une autre personne ;
• Les renseignements peuvent nuire ou faire entrave à des activités d’application de la loi et à d’autres enquêtes ou activités de réglementation ;
• Les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant un avocat à son client, lorsqu’ils font l’objet d’un litige ou lorsque nous disposons d’une autre raison juridique de ne pas communiquer les renseignements ;
• Les renseignements divulgueraient nos secrets commerciaux ou d’autres informations confidentielles (par exemple, nous considérons que les données relatives aux examens, y compris les enregistrements des entrevues médicales simulées, le contenu des examens et la répartition des résultats des examens sont confidentiels et, par conséquent, nous ne communiquons pas ces renseignements) ;
• Les renseignements n’existent pas, ne sont pas détenus par nous ou ne peuvent pas être trouvés ;
• Les renseignements ne sont pas facilement récupérables et le fardeau ou le coût de leur communication serait disproportionné par rapport à leur nature ou à leur valeur.

Dixième principe — Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Toutes questions ou plaintes au sujet de notre gestion de vos renseignements personnels, ou toutes demandes de consultation ou de correction de vos renseignements personnels devraient être transmises à l’agente de la protection de la vie privée du CMFC :
 
Agente de protection de la vie privée
Le Collège des médecins de famille du Canada
2630, avenue Skymark
Mississauga (Ontario)  L4W 5A4
Courriel : [email protected].

Si nous ne parvenons pas à vous donner entière satisfaction, nous vous invitons à vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.