Politique de confidentialité

Le Collège des médecins de famille du Canada

Énoncé de politique

Le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) s’engage à protéger la vie privée de ses membres et non-membres, ainsi que la sécurité des renseignements personnels sous notre contrôle. Dans le cadre de cet engagement, nous avons mis en œuvre cette politique de confidentialité.

Le Parlement fédéral a adopté la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), a établi dix principes de confidentialité qui s’appliquent à toutes les organisations canadiennes impliquées dans des activités commerciales. Bien que le CMFC se livre à des activités à but non lucratif – non commerciales – nous allons, sur une base volontaire, nous efforcer de nous conformer à ces dix principes de confidentialité. Si le CMFC devait, éventuellement, se livrer à une activité commerciale, il devrait alors se conformer à ces dix principes de confidentialité dans le cadre de cette activité.

Cette politique décrit comment le CMFC recueille, utile et divulgue les renseignements personnels. Dans certaines provinces, une loi provinciale distincte concernant la protection des renseignements personnels impose certaines obligations aux organismes à but non lucratif comme les sections provinciales. Chaque section provinciale est tenue de développer sa propre politique pour satisfaire aux dispositions de la loi provinciale qui s’applique.

Le CMFC examine périodiquement cette politique pour s’assurer qu’elle demeure pertinente et d’actualité face aux changements dans les lois et règlements. Cette politique est à jour à partir de la date de « dernière révision » mentionnée ci-dessus.

Définitions et Principes de protection des renseignements personnels

 « Renseignement personnel » comprend tout renseignement concernant un individu identifiable, à l'exclusion du nom et du titre d'un employé d'une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.

« Activité commerciale » signifie toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d'adhésion ou de collecte de fonds.
Dans nos efforts pour protéger la vie privée de nos membres et non-membres, nous respectons les dix principes suivants de protection des renseignements personnels :

1. Responsabilité : une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l'organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci.
3. Consentement : toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
4. Limitation de la collecte : l'organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.
5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
6. Exactitude : les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
7. Mesures de sécurité : les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
8. Transparence : une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.
9. Accès aux renseignements personnels : une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées.
10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes : toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l'organisation concernée.

Politique de confidentialité

1. Responsabilité
Le CMFC recueille, utilise et communique des renseignements personnels conformément à la loi actuelle sur la protection de la vie privée et la présente politique. L’agente de la protection de la vie privée du CMFC est responsable de se conformer à cette politique.

Le CMFC renseigne et rappelle régulièrement à son personnel cette politique et la gestion appropriée des renseignements personnels.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

Le CMFC identifie les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis auprès des membres et des non-membres au moment ou avant de recueillir ces renseignements.

Le CMFC s’assure que les membres et les non-membres comprennent les raisons de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels les concernant.

Si le CMFC désire utiliser des renseignements personnels qu’il a recueillis dans un but autre que celui précédemment identifié, le CMFC identifie ce nouveau but et obtient le consentement des membres et des non-membres pour utiliser leurs renseignements personnels dans ce but, avant de les utiliser, à moins que la loi n’exige ce nouveau but.
Le CMFC recueille des renseignements personnels pour communiquer avec les membres et les non-membres sur des sujets d’intérêt pour les médecins de famille et aux fins suivantes :

• Demandes d’adhésion
• Maintien et mises à jour de l’adhésion
• Maintien et mises à jour de MAINPRO
• Examens de Certification en médecine familiale
• Examens de Compétence spéciale en médecine d’urgence
• Services de la Bibliothèque canadienne de médecine familiale
• Distribution de la revue Le Médecin de famille canadien
• Inscription au Forum en médecine familiale
• Programme d’Autoapprentissage et autres cours offerts par le CMFC
• Janus (sondage national auprès des médecins)
• Projets de recherche scientifiques menés ou facilités par le CMFC
• Paiement des cotisations annuelles en ligne
• Visites du site Web (voir site Web ci-dessous)

3. Consentement

Le CMFC obtient le consentement des membres et des non-membres pour la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Le consentement écrit ou verbal est obtenu pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Le consentement tacite est permis pour l’utilisation continue des renseignements personnels, conformément aux fins auxquelles ils sont recueillis.

Le CMFC informe les membres et les non-membres qu’ils peuvent retirer en tout temps leur consentement à l’utilisation de leurs renseignements personnels en informant l’agente de la protection de la vie privée du CMFC, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un avis raisonnable. Le CMFC informe les membres et les non-membres des implications d’un tel retrait.

Les membres et les non-membres peuvent demander au CMFC de ne pas divulguer leurs noms, adresses et autres renseignements personnels à d’autres organisations aux fins identifiées.

4. Limitation de la collecte

Le CMFC recueille seulement les renseignements personnels dont il a besoin pour offrir ses services à ses membres et non-membres.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Le CMFC n’utilise ni ne communique des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquels ils ont été recueillis, sauf avec le consentement d’un membre ou d’un non-membre ou tel que l’exige la loi. 
 

Utilisations et communications spéciales des renseignements personnels

Traitement des données des examens

Tous les renseignements de l’examen recueillis par le CMFC concernant les examens sont communiqués à l’Université Laval pour les fins de traitement des résultats de l’examen et pour effectuer de la recherche afin d’améliorer le processus de l’examen. Les noms des individus ne sont pas reliés à ces renseignements. Pour plus d’information sur la politique de confidentialité de l’Université Laval, visitez le site Web www.ulaval.ca.

Le Collège fournit aux directeurs des programmes de médecine familiale une copie du résumé des résultats d’examen qui a été envoyé à chacun de leurs résidents qui se sont présentés à l’examen. Si, pour quelle que raison que ce soit, un résident ne désire pas que le résumé de ses résultats soit transmis à son directeur de programme, il doit le signifier par écrit au Collège dans les 30 jours suivant l’examen.

L’octroi de la désignation spéciale CCMF (Certification du Collège des médecins de famille du Canada) à l’un de nos membres est du domaine public et cette information est disponible dans l’ensemble du Collège ou par les organismes provinciaux et territoriaux responsables de délivrer les permis d’exercice/les enregistrements.

Le Médecin de famille canadien

Le Médecin de famille canadien utilise le nom, le titre, le nom d’entreprise, l’adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse de courriel, les qualifications professionnelles et démographiques afin de :

• Faire parvenir la revue à un individu
• Satisfaire aux exigences de vérification de la diffusion
• Renouveler/reconsidérer l’abonnement d’un individu
• Aider à orienter le contenu rédactionnel pour satisfaire les besoins des lecteurs
• Assurer aux annonceurs qu’ils atteignent leur public cible
• Déterminer si un individu est admissible à recevoir l’abonnement au Médecin de famille canadien à titre gracieux.

Une liste d’envoi est soumise à l’agence de publicité directe du Médecin de famille canadien afin de :

• Maintenir une base de données précise pour la distribution du Médecin de famille canadien  
• Correspondre avec les médecins par la poste.

La correspondance peut comprendre les bons de commandes et questionnaires des médecins de la Canadian Medical Directory utilisés pour actualiser la base de données. L’agence de publicité directe utilisée est Scottsinfo Medical Lists. Pour plus d’information sur sa politique de confidentialité, consultez le site www.Scottsinfo.com.

La Bibliothèque canadienne de médecine familiale
La Bibliothèque canadienne de médecine familiale peut utiliser des renseignements personnels recueillis auprès de ses membres et non-membres afin de répondre aux demandes.

Données de paiement

Les renseignements de la carte de crédit recueillis par le CMFC sont soumis sous forme codée au commerçant adhérent du CMFC seulement pour l’approbation et le traitement du paiement. Le commerçant adhérent pour le traitement direct est Paymentech. Tous les autres paiements par carte de crédit sont traités par l’entremise de la Banque Scotia. Pour plus d’information concernant la politique de confidentialité de Paymentech, consultez le site www.paymentech.ca. Les renseignements concernant le paiement direct par carte de crédit sont consignés par le CMFC sur un réseau sécuritaire et sont accessibles par un nombre limité d’employés du CMFC qui ont un droit spécial d’accès à des fins d’utilisation.

Autres utilisations

Membres

Le Collège des médecins de famille du Canada partage des renseignements sur ses membres avec les organismes provinciaux d’attribution de permis d’exercice, ses sections provinciales, la Fondation pour la recherche et l’éducation du CMFC et d’autres organismes de soins de santé connexes avec l’approbation du Conseil d’administration du CMFC (p. ex., l’AMC, CAPER).

Participants MAINPRO® non membres

Le CMFC partage les renseignements sur les participants à ses programmes de FMC/DPC Mainpro non membres du Collège avec les organismes provinciaux d’attribution des permis d’exercice.

Le CMFC peut faire parvenir à ses membres des envois sous forme de publipostage au nom des assureurs, des compagnies de crédit et autres tierces parties avec qui nous faisons affaire au nom de nos membres.

Les données agrégées peuvent être partagées avec des commanditaires, des commanditaires potentiels et d’autres parties pour les aider à mieux comprendre les membres du CMFC et leurs intérêts. Veuillez consulter les sections provinciales du CMFC et la Fondation pour la recherche et l’éducation du CMFC pour les politiques de confidentialité qui s’appliquent.

Utilisation du site Web

Témoins(cookies)

Le site Web du CMFC utilise des témoins, ou mouchards, qui identifient les visiteurs récurrents. Un témoin est un élément d’information qu’un site Web peut transmettre aux navigateurs des ordinateurs visiteurs et qui peut alors être entreposé sur les disques durs de leurs ordinateurs. Lorsque les visiteurs reviennent sur le site Web du CMFC, l’information peut être personnalisée plus facilement afin de répondre aux préférences des visiteurs. L’objectif est d’améliorer l’efficience et l’efficacité et de mesurer l’activité du site Web. Le logiciel de navigation, tel Netscape, permet de désactiver la collecte de témoins si les utilisateurs le désirent ou peut informer les utilisateurs lorsqu’un témoin est mis en mémoire sur le disque dur de l’utilisateur.

Le système d’exploitation du site Web du CMFC (www.cfpc.ca) peut automatiquement enregistrer certains renseignements généraux concernant les visiteurs, notamment :

• Le domaine interne du fournisseur de services Internet des visiteurs et l’adresse IP de l’ordinateur qui accède au site Web
• Le type de navigateur que les visiteurs utilisent
• Le type de système d’exploitation que les visiteurs utilisent
• La date et l’heure de la visite sur le site Web
• Les pages Web que les visiteurs ont consulté sur le site
• Le site Web précédent que les visiteurs ont consulté (lorsque relié à un autre site)

Utilisation de l’information du site Web

Le site Web du CMFC utilise des témoins (p. ex. le Programme d’autoapprentissage) afin de permettre aux membres de revenir à la session qu’il a consultée précédemment. Le programme suit la trace des questions auxquelles le participant a répondu, les réponses aux questions et à quels volumes ils sont abonnés. Le CMFC utilise l’information du site Web pour analyse statistique afin d’adapter le site Web du CMFC à ses visiteurs.

Au moment de quitter le site Web du CMFC

Le site Web du CMFC contient des liens à d’autres sites. Lorsque les visiteurs établissent un lien avec un autre site, ils sont soumis à la politique de confidentialité du nouveau site. Le CMFC encourage ses visiteurs à lire les politiques de confidentialité de tous les sites Web qu’ils visitent, particulièrement lorsque des renseignements personnels sont partagés.

Conservation

Le CMFC conserve des renseignements personnels seulement pour la période de temps dont il en a besoin pour satisfaire aux buts identifiés. Le CMFC détruit, efface et rend anonymes les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour satisfaire aux buts identifiés.

Les renseignements entourant les examens recueillis et retenus en version imprimée sont conservés dans un endroit sécuritaire pour un maximum de deux ans. Les renseignements concernant le paiement recueillis et retenus en version imprimée sont conservés dans un endroit sécuritaire pour une période de sept ans.

6. Exactitude
Le CMFC crée et maintient des dossiers de renseignements personnels en utilisant l’information la plus exacte qui soit disponible.

Le CMFC actualise au besoin les renseignements personnels.

7. Mesures de sécurité
Le CMFC prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels soient consignés de façon sécuritaire contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation, la reproduction, la divulgation ou la modification non autorisés. Un niveau plus élevé de protection est utilisé pour protéger les renseignements plus délicats. Les mesures que prend le CMFC pour assurer la sécurité des renseignements personnels comprennent, notamment :

• La sécurité physique des lieux 
• Restriction de l’accès du personnel aux dossiers aux seuls cas de nécessité absolue 
• Classeurs à l’épreuve du feu et barrés 
• Engagement du personnel à se conformer à notre politique 
• Mise en place de mesures de protection technologiques comme un logiciel de protection, encryptage des données et pare-feu informatique pour prévenir le piratage ou l’accès non autorisé 
• Mot de passe interne et politiques de sécurité 
• Vérifications régulières de nos procédures et mesures pour s’assurer qu’elles soient correctement administrées et qu’elles demeurent efficaces et appropriées.

Si le CMFC transfère des renseignements personnels à un tiers pour traitement, le CMFC utilise des moyens contractuels ou autres pour s’assurer que ce tiers procure un niveau approprié de protection de ces renseignements durant leur traitement.

Le CMFC dispose des renseignements personnels avec soin afin d’empêcher les parties non autorisées d’accéder à ces renseignements.

8. Transparence

Cette politique est disponible aux membres et aux non-membres dont les renseignements personnels sont recueillis par le CMFC. Vous pouvez consulter cette politique en visitant le site Web du CMFC (www.cfpc.ca) ou en communiquant avec l’agente de protection de la vie privée du CMFC.

9. Accès aux renseignements personnels

Le CMFC donnera aux membres et aux non-membres qui en feront la demande de l’information concernant l’existence, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels et l’accès à ces renseignements.

Les membres dont les renseignements personnels ont été recueillis par le CMFC peuvent avoir accès à leurs renseignements dans la section du site Web du CMFC réservée aux membres et intitulée « Profil du membre ».
   
Les membres et non-membres peuvent remettre en question l’exactitude et l’intégralité de leurs renseignements personnels et informer le Service de l’adhésion du CMFC si des changements sont requis.

10. Possibilité de porter plainte

Le CMFC se conforme à la loi applicable sur la protection de la vie privée reliée à la gestion des renseignements personnels. Toute question ou plainte concernant la gestion de ces renseignements par le CMFC devrait être adressée à l’agente de protection de la vie privée du CMFC :

Mme Verena Herten-Greaven
Directrice du Service des finances et des ressources humaines
Agente de la protection de la vie privée
Le Collège des médecins de famille du Canada
2630, avenue Skymark
Mississauga, Ontario  L4W 5A4
Tél. : 905.629.0900, poste 420
Téléc. : 905-629-0893