Politique de confidentialité

Énoncé de politique du Collège des médecins de famille du Canada

Le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) s’engage à protéger la vie privée de ses membres et des participants Mainpro+^MD non membres (PMNM) et à assurer la sécurité des renseignements personnels dont il a la garde. Dans le cadre de cet engagement, nous avons mis en place la présente politique de confidentialité.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) fédérale établit dix principes sur la confidentialité qui s’appliquent aux organisations canadiennes qui exercent des activités commerciales. Bien que la LPRPDÉ ne s’applique pas au CMFC, le Collège vise à se conformer aux dix principes de la LPRPDÉ sur une base volontaire.

La présente politique décrit comment le CMFC recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels. Dans certaines provinces, les organismes à but non lucratif comme les sections provinciales sont régis par une loi provinciale sur la protection des renseignements personnels. Chaque section provinciale doit élaborer sa propre politique pour satisfaire aux dispositions de la loi applicable dans leur province.

Le CMFC peut réviser périodiquement cette politique pour veiller à ce qu’elle soit pertinente et qu’elle tienne compte de modifications des lois et règlements. Cette politique est à jour en date d’octobre 2019.

Définitions et Principes de protection des renseignements personnels

« Renseignement personnel » comprend tout renseignement concernant un individu identifiable, sauf qu’il faut souligner que les lois sur la protection des renseignements personnels ne s’appliquent généralement pas aux coordonnées professionnelles lorsqu’elles sont recueillies, utilisées ou divulguées pour communiquer ou faciliter la communication avec une personne en ce qui concerne son emploi, son entreprise ou sa profession.

Pour protéger la vie privée de nos membres et des PMNM, nous respectons les dix principes suivants en matière de protection des renseignements personnels :

Responsabilité : une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
Détermination des fins de la collecte des renseignements : les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant, ou au moment, de la collecte de ces renseignements.
Consentement : toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.
Limitation de la collecte : la collecte de renseignements personnels est limitée aux fins nécessaires déterminées par l’organisation. L’information doit être obtenue de façon honnête et licite.
Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Exactitude : les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Mesures de sécurité : les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Transparence : une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.
Accès aux renseignements personnels : une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes : toute personne doit être en mesure de porter plainte quant au non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l’organisation concernée.

Politique de confidentialité

Le CMFC recueille, utilise et communique des renseignements personnels conformément à la présente politique. L’agent de la protection de la vie privée est nommé par la directrice générale et chef de la direction du CMFC. Cette personne doit s’assurer que le CMFC respecte cette politique.

Le CMFC sensibilise son personnel à cette politique et à la gestion appropriée des renseignements personnels et lui en rappelle l’importance.

Comment le CMFC utilise les renseignements personnels

Le CMFC recueille des renseignements personnels pour communiquer avec les membres et les PMNM sur des questions d’intérêt aux médecins de famille et aux fins suivantes :

Demandes d’adhésion
Maintien et mises à jour de l’adhésion
Maintien et mises à jour de Mainpro+
Examen de certification en médecine familiale
Examen de compétence additionnelle en médecine d’urgence
Services bibliothécaires du CMFC
Distribution de la revue Le Médecin de famille canadien (voir ci-après)
Inscription au Forum en médecine familiale
Programme Autoapprentissage^MC et cours offerts par le CMFC
Projets de recherche scientifique à partir de la Base de données canadienne sur les médecins menés ou facilités par le MFC
Paiement des droits d’adhésion annuels
Dons à la Fondation pour l’avancement de la médecine familiale (FAMF) du CMFC
Lauréats des prix et bourses
Consultations du site Web (voir Utilisation du site Web ci-dessous)
Promotion du CMFC et ses produits, services et avantages
Pour faire parvenir aux membres des envois sous forme de publipostage au nom des assureurs, des compagnies de crédit et autres tierces parties avec qui nous faisons affaire au nom de nos membres.

Les membres et les PMNM peuvent retirer en tout temps leur consentement sur la collecte, l’utilisation ou la divulgation de leurs renseignements personnels qui les concernent en informant l’agent de la protection de la vie privée du CMFC, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un avis raisonnable. Le CMFC informera les membres et les PMNM des conséquences d’un tel retrait.

Le Médecin de famille canadien

Le Médecin de famille canadien (MFC) utilise le nom, le titre, le nom d’entreprise, l’adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse électronique, les qualifications professionnelles et les données démographiques aux fins suivantes :

Faire parvenir la revue à un lecteur.
Satisfaire aux exigences de vérification de la diffusion.
Renouveler/requalifier l’abonnement d’un lecteur.
Aider à orienter le contenu rédactionnel pour répondre aux besoins des lecteurs.
Assurer aux annonceurs qu’ils atteignent leur public cible.
Déterminer si une personne est admissible à un abonnement gratuit au Médecin de famille canadien.

Lorsque des renseignements personnels peuvent être divulgués

Traitement des données des examens

Le Collège fournit aux directeurs des programmes de médecine de famille une copie du sommaire des résultats d’examen qui a été envoyée à chacun de leurs résidents qui se sont présentés à l’examen. Si, pour une raison quelconque, un résident ne souhaite pas que le sommaire de ses résultats soit transmis à son directeur de programme, il doit le signifier par écrit au Collège dans un délai d’une semaine suivant l’examen.

L’octroi de la désignation spéciale CCMF (Certifié du Collège des médecins de famille du Canada) à l’un de nos membres est du domaine public et cette information est divulguée par le Collège ou par les organismes provinciaux et territoriaux responsables de la délivrance des permis d’exercice/d’enregistrement.

Données de paiement

Les renseignements relatifs à la carte de crédit recueillis par le CMFC sont envoyés sous forme codée au commerçant affilié du CMFC uniquement à des fins d’approbation et de traitement du paiement. Le CMFC respecte pleinement les exigences de l’industrie des cartes de paiement (PCI).

Membres

Le CMFC communique des renseignements sur ses membres aux organismes provinciaux de délivrance du permis d’exercice, à ses sections provinciales, à la Fondation pour l’avancement de la médecine familiale du CMFC et à d’autres organismes de soins de santé connexes avec l’approbation du Conseil d’administration du CMFC (p. ex., Association médicale canadienne, Répertoire Canadien Sur l’éducation Post-M.D. (RCPE), Conseil médical du Canada).

PMNM

Le CMFC communique des renseignements sur les PMNM de ses programmes de formation continue continue/développement professionnel Mainpro+ aux organismes provinciaux de délivrance du permis d’exercice.

Les renseignements personnels peuvent être divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis si la personne concernée y consent ou que la loi l’exige.

Les données agrégées peuvent être transmises aux commanditaires, commanditaires éventuels et autres parties pour les aider à mieux comprendre les membres du CMFC et leurs intérêts.

Utilisation du site Web et publicités ciblées

Le site Web du CMFC utilise des témoins qui identifient les visiteurs récurrents. Un témoin est une information pouvant être transmise par un site Web aux navigateurs des ordinateurs des visiteurs et qui peut alors être stocké sur les disques durs. Lorsque les visiteurs consultent à nouveau le site du CMFC, l’information peut être personnalisée plus facilement afin de répondre aux préférences des visiteurs. L’objectif est d’améliorer l’utilité et l’efficacité et de mesurer l’activité du site.

Le CMFC (ou un fournisseur de service en son nom) peut utiliser des témoins ou des technologies semblables pour la publicité ciblée. Par exemple, un témoin peut être sauvegardé sur votre disque dur lorsque vous visitez le site Web du CMFC. Plus tard, lorsque vous visitez le site Web d’un tiers, ce dernier reconnaîtra le témoin et vous verrez une publicité du CMFC. Le CMFC peut également utiliser des services de publicités ciblées fournis par les sites de médias sociaux. Ceci comprend normalement le partage d’une version tronquée (ou brouillée) de votre adresse courriel ou numéro de téléphone avec le site du média social. Si vous avez un compte auprès de ce média social, le site vous identifiera comme faisant partie d’un groupe de personnes à qui les publicités du CMFC peuvent être distribuées sur son site.

Un logiciel de navigation permet de désactiver la collecte de témoins si les utilisateurs le souhaitent ou peut informer les utilisateurs qu’un témoin est mis en mémoire sur le disque dur de l’utilisateur. Vous pouvez également vous retirer du programme de publicité ciblée d’un média social en modifiant les paramètres de protection des renseignements personnels ou de votre compte.

Le système d’exploitation du site Web du CMFC (www.cfpc.ca) peut automatiquement enregistrer des informations générales sur les visiteurs, notamment :

Le domaine interne du fournisseur de services Internet des visiteurs et l’adresse IP de l’ordinateur qui accède au site Web.
Le type de navigateur utilisé par les visiteurs.
Le type de système d’exploitation utilisé par les visiteurs.
La date et l’heure de la visite.
Les pages Web consultées par les visiteurs sur le site.
Le site Web précédent consulté par les visiteurs (s’il est relié à un autre site).

Utilisation de l’information du site Web

Le site Web du CMFC utilise des témoins qui permettent aux membres de revenir à la session consultée précédemment (p. ex., le Programme Autoapprentissage). Le programme suit la trace des questions auxquelles le participant a répondu, des réponses aux questions et des volumes auxquels ils sont abonnés. Le CMFC utilise l’information du site Web à des fins d’analyse statistique afin d’adapter son site Web à ses visiteurs.

Au moment de quitter le site Web du CMFC

Le site Web du CMFC contient des liens vers d’autres sites. Lorsque les visiteurs établissent un lien avec un autre site, ils sont assujettis à la politique de confidentialité de ce site. Le CMFC encourage ses visiteurs à lire les politiques de confidentialité de tous les sites Web qu’ils visitent, surtout s’ils communiquent des renseignements personnels.

Consentement

Le CMFC obtient le consentement des membres et des PMNM pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de leurs renseignements personnels, sauf si la collecte, l’utilisation ou la divulgation sans consentement est permise ou exigée par la loi. Le consentement peut être explicite (par exemple, à l’oral ou à l’écrit) ou implicite (par exemple, lorsque vous fournissez les renseignements nécessaires pour un service demandé). Vous pouvez fournir votre consentement dans certaines circonstances lorsque vous avez été avisés des intentions du CMFC en ce qui a trait à vos renseignements personnels et que vous n’avez pas retiré votre consentement pour un but déterminé, comme en utilisant une option de « non participation » fournie, le cas échéant.

Conservation

Le CMFC conserve les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Le CMFC détruit, efface et dépersonnalise les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Les renseignements sur les examens qui sont recueillis (y compris le contenu, les résultats des candidats et les données démographiques) sont conservés pendant une période indéfinie sous forme électronique chiffrée. Les copies papier des documents des candidats qui ne réussissent pas sont conservées en lieu sûr jusqu’à ce qu’ils aient réussi l’examen. Les copies papier des documents d’examen des candidats qui ont réussi l’examen sont déchiquetées après trois ans.

Les renseignements sur le paiement qui sont recueillis et conservés sur papier sont gardés dans un endroit sécurisé pendant sept ans.

Mesures de sécurité

Le CMFC prend des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation, la reproduction, la divulgation ou la modification non autorisés. Les mesures prises par le CMFC pour assurer la sécurité des renseignements personnels comprennent notamment :

La sécurité physique des lieux.
La restriction de l’accès du personnel en cas de nécessité absolue.
Les classeurs à l’épreuve du feu et verrouillés.
L’engagement du personnel à respecter notre politique.
La mise en place de mesures de protection technologiques comme un logiciel de protection, l’encryptage des données et un pare-feu informatique pour prévenir le piratage ou l’accès non autorisé.
Un mot de passe interne et des politiques de sécurité.
La vérification régulière de nos procédures et mesures pour veiller à ce qu’elles soient correctement administrées et demeurent efficaces et appropriées.

Si le CMFC transfère des renseignements personnels à une tierce partie à des fins de traitement, le CMFC emploie des moyens, contractuels ou autres, pour que cette tierce partie procure un niveau de protection approprié à ces renseignements durant leur traitement.

Le CMFC se départit des renseignements personnels avec soin afin d’empêcher que les parties non autorisées n’accèdent à ces renseignements.

Accès et correction

Le CMFC donnera aux membres et aux PMNM qui en feront la demande des renseignements sur l’existence, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels qui les concernent et sur l’accès à ces renseignements.

Les membres dont les renseignements personnels ont été recueillis par le CMFC peuvent les consulter à la section « Profil du membre » du site Web du CMFC réservée aux membres.

Les membres et les PMNM peuvent remettre en question l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements personnels et informer le Service de l’adhésion du CMFC s’il convient d’y apporter des changements.

Questions et pour nous joindre

Le CMFC prend des mesures visant à respecter la loi applicable sur la protection de la vie privée se rapportant à la gestion des renseignements personnels. Toutes questions ou plaintes au sujet de la gestion de ces renseignements par le CMFC, ou toutes demandes d’accès ou de correction de vos renseignements personnels devraient être transmises à l’agente de la protection de la vie privée du CMFC :

Theresa Maguire-Garber
Directrice générale, Affaires générales
Agente de protection de la vie privée
Le Collège des médecins de famille du Canada, et
Fondation pour l’avancement de la médecine familiale
2630, avenue Skymark
Mississauga (Ontario) L4W 5A4
Tél. : 905 629-0900, poste 266
Courriel : [email protected]

Approuvée par le Conseil d’administration du CMFC — Octobre 2019

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