Assemblée annuelle des membres

Assemblée annuelle des membres du CMFC de 2026

Nous avons hâte de vous accueillir à l’Assemblée annuelle des membres (AAM) du CMFC, qui aura lieu le mercredi 28 octobre 2026 de 19 h à 21 h (HE).

Au cours de la réunion, les membres ayant le droit de vote seront appelés à :
  • recevoir les états financiers vérifiés pour l’exercice fiscal clos le 28 février 2026 ainsi que les informations financières non vérifiées pour la période ayant pris fin le 28 août 2026 ;
  • nommer ou renommer l’expert-comptable du Collège pour l’exercice fiscal 2027-2028 ;
  • approuver une résolution spéciale concernant la prolongation du délai de convocation de l’AAM de 2027, comme indiqué dans la résolution proposée ;
  • approuver le maintien des droits d’adhésion à leurs niveaux actuels ;
  • ratifier le pouvoir du Conseil d’administration de réduire les droits d’adhésion pour les membres en difficulté financière ;
  • voter et ratifier les résultats de l’élection du Conseil d’administration ;
  • élire les dirigeant·es du Collège pour les postes indiqués dans les documents de la réunion ;
  • approuver les modifications au règlement administratif No 1 visant à aligner ses dispositions sur les exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif ;
  • examiner six propositions soumises par les membres en vue de modifier le règlement administratif No 1 ainsi que cinq motions connexes appuyées par le Conseil d’administration sur les mêmes sujets, soit un total de 11 motions, et voter sur ces motions.
Nous vous invitons à lire les documents de la réunion pour en savoir davantage sur les motions et pour accéder aux rapports et à d’autres renseignements à l’appui.

Accéder aux documents de la réunion

Instructions de participation à l’AAM

Vous n’avez pas besoin de vous inscrire pour participer à l’AAM. Veuillez simplement ouvrir une session le jour de l’évènement et suivre ces directives :
  1. Trouvez votre numéro de contrôle unique. Celui-ci vous a été transmis par courriel le 7 octobre. Ce numéro vous est propre, veuillez ne pas le partager.
  2. Accédez à la plateforme sécurisée Lumi.
  3. Saisissez votre adresse courriel au dossier et votre numéro de contrôle.
Vous ne pouvez pas participer ? Désignez une personne mandataire :
  1. Accédez à la plateforme de procuration sécurisée de Lumi.
  2. Utilisez les identifiants de connexion qui figurent dans le courriel du 7 octobre.
  3. Suivez les directives pour désigner une personne mandataire.
Information concernant les personnes mandataires : accès, désignation de personnes suppléantes et confirmation du vote.

La date limite pour désigner une personne mandataire est le 25 octobre à 23 h 59 (HE).
 

Élection du Conseil d’administration

Pour voter lors de l’élection :
  • Consultez les candidatures.
  • Trouvez votre numéro de contrôle unique. Celui-ci vous a été transmis par courriel le 7 octobre. Ce numéro vous est propre, veuillez ne pas le partager.
  • Accédez à la plateforme sécurisée Electa.
  • Saisissez votre adresse courriel au dossier et votre numéro de contrôle.
Le vote prendra fin le 25 octobre 2026, à 23 h 59 (HE). Les résultats du vote seront ratifiés et confirmés lors de l’AAM.
 

Des questions ?

  • Pour obtenir un soutien technique, veuillez communiquer avec [email protected]
  • Pour toutes les autres questions liées à l’AAM et à l’élection, veuillez écrire à [email protected]

Personnes mandataires : accès, désignation des personnes suppléantes et confirmation du vote

 

Réception des identifiants de connexion : Après la date limite de soumission des procurations, fixée au 25 octobre à 23 h 59 (HE), Lumi enverra par courriel, les 26 ou 27 octobre, des identifiants de connexion uniques à chaque personne mandataire désignée. Une personne désignée comme mandataire par plusieurs membres recevra un seul accès lui permettant de voter au nom de tous les membres qui l’ont désignée, conformément aux instructions de vote de chaque membre.
 
L’adresse courriel de la personne mandataire n’a pas été indiquée ? Les procurations sont associées aux personnes mandataires au moyen de leur adresse courriel. Si vous avez désigné une personne mandataire en indiquant uniquement son nom, la procuration demeure valide. Lumi ne pourra cependant pas lui transmettre automatiquement ses identifiants de connexion. Le Collège effectuera les vérifications nécessaires pour associer ces procurations aux personnes concernées et communiquera avec elles pour confirmer leur adresse courriel. Pour vous assurer que votre demande est bien prise en compte, vous pouvez également soumettre un nouveau formulaire de procuration avant la date limite. La nouvelle procuration annulera et remplacera toute précédente.
 
Une seule adresse courriel par personne mandataire : Si plusieurs membres ont indiqué des adresses courriel différentes pour une même personne mandataire, il pourrait en résulter de multiples identifiants de connexion. Dès lors que le Collège pourra constater que les procurations concernent une seule et même personne, il les associera à l’adresse courriel confirmée par la personne mandataire. Les personnes mandataires qui prévoient recevoir plusieurs procurations peuvent nous indiquer à l’avance l’adresse courriel à utiliser en écrivant à [email protected].

Votre personne mandataire ne peut pas assister à l’assemblée ? Le formulaire de procuration propose trois options :
  • L’option 1 permet de désigner les dirigeantes et dirigeants du Collège dont les noms figurent sur le formulaire
  • L’option 2 permet de désigner une personne de votre choix, les dirigeantes et dirigeants du Collège pouvant la remplacer si elle n’assiste pas à l’assemblée
  • L’option 3 permet de désigner uniquement la personne de votre choix ; si celle-ci n’assiste pas à l’assemblée, vos votes ne seront pas exprimés
Comme il s’agit d’une procuration assortie d’instructions de vote, la personne mandataire ne peut en aucun cas changer les directives du membre. Lorsqu’une personne mandataire assiste à l’AAM, les instructions de vote soumises par le membre sont automatiquement confirmées et les votes sont générés et inscrits conformément à ces directives.

Personne mandataire suppléante : Cette procuration est assortie d’instructions de vote. Sur le formulaire, les membres indiquent comment exprimer leur vote sur chacune des motions. Ces instructions de vote ne changent pas, qui que soit la personne autorisée à assister à l’assemblée au nom du membre. La désignation d’une personne suppléante ne change aucunement les votes ; elle aide simplement à garantir qu’une personne mandataire autorisée sera présente afin de les exprimer.

Sous l’option 2 sur le formulaire de procuration, un membre peut désigner une personne mandataire de son choix, avec pour suppléants les dirigeantes et dirigeants du Collège nommés sur la procuration. Si la personne mandataire indiquée ne peut assister à l’assemblée, une personne suppléante peut la remplacer et les votes du membre seront exprimés conformément aux instructions fournies sur la procuration.

Gouvernance

Dans une décision datée du 28 août 2024, la directrice adjointe nommée en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL) a autorisé le CMFC à prolonger le délai de convocation de chaque AAM pour les exercices financiers prenant fin en février 2024, février 2025, février 2026, février 2027 et février 2028, conformément au paragraphe 160(2) de la Loi BNL (la « dérogation »). Les membres seront invités à se prononcer en faveur de cette autorisation en adoptant une résolution spéciale à chacune des AAM, pour la durée de la dérogation.

États financiers : Les états financiers du CMFC sont maintenant accessibles. Conformément au délai prescrit au paragraphe 172(1) de la Loi BNL, ils ont été mis à votre disposition dans les six mois suivant la fin de notre exercice financier, lequel s’est clos le 28 février 2026. De plus, les états financiers semestriels, qui comprennent les données du trimestre le plus récent de l’exercice financier en cours, ont été publiés.

Élection du Conseil d’administration : L’appel de candidatures pour un poste au Conseil d’administration est lancé chaque année au plus tard le 1er février. Apprenez-en davantage sur le processus.

Règles de l’assemblée : Pour s’assurer que l’assemblée se déroule efficacement et qu’elle offre aux membres un maximum d’occasions de faire part de leurs idées, le CMFC adopte un ensemble de règles pour les assemblées annuelles des membres. Lisez les règles de 2026.

Contribution des membres à l’ordre du jour de l’AAM : Les commentaires des membres sont toujours les bienvenus. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez nous faire part d’une idée que vous aimeriez proposer, veuillez nous écrire à l’adresse [email protected] pour que nous puissions organiser un échange informel.

Questions des membres pendant l’AAM :  L’AAM se tiendra pendant une période déterminée et sera suivie d’une période de questions d’ordre général. Bien que nous nous efforcions de prévoir un créneau pour répondre aux questions d’ordre général, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de répondre à toutes les questions, compte tenu du format virtuel et de notre volonté d’accorder suffisamment de temps aux membres pour qu’ils puissent faire part de leurs commentaires. Nous vous invitons à soumettre vos questions à l’avance si possible à l’adresse [email protected].

Motions proposées par les membres : Les membres qui ont le droit de vote lors de l’assemblée sont invités à soumettre une proposition pour inclusion dans l’ordre du jour de l’AAM. Veuillez communiquer avec nous à l’adresse [email protected] pour obtenir le formulaire ainsi que les éléments à prendre en considération lors de la rédaction de la motion.

Les propositions des membres doivent être soumises entre le 13 juin et le 12 août 2026. Cette période est fixée par la Loi BNL et est calculée en fonction de la date de la dernière Assemblée annuelle des membres du CMFC. Les propositions soumises en dehors de cette période ne peuvent être acceptées.

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