Foire aux questions sur les entrevues médicales simulées virtuelles

Les examens constituent une étape finale importante dans l’évaluation des aptitudes, de l’expertise et de la compétence des apprenants en médecine de famille. Les examens permettent de valider les connaissances et les aptitudes acquises au cours de la formation médicale axée sur le développement des compétences. Le volet oral de l’examen est un aspect important de l’évaluation des capacités des candidats et de leur aptitude à exercer la médecine dans un contexte concret.

La pandémie de COVID-19 a empêché le CMFC d’offrir les EMS dans le format traditionnel en personne. En même temps, la pandémie a permis de revoir l’expérience des EMS pour les candidats et les examinateurs, et de l’améliorer de différentes façons :

• Comme les candidats et les examinateurs n’ont pas nécessairement besoin de se déplacer, cette solution est plus pratique et offre plus de flexibilité.
• Cette façon de faire permet de contourner les obstacles ou les restrictions soudaines que la pandémie ou d’autres circonstances ou facteurs environnementaux imprévus pourraient entraîner.
• L’utilisation optimale et progressive de la technologie permet l’administration d’examens de haute qualité.

Ces facteurs de changement, ainsi que les attentes changeantes des candidats et des examinateurs, ont incité le CMFC à passer à l’utilisation d’une plateforme virtuelle pour administrer ce volet, tout en conservant les meilleures pratiques pour la tenue des examens de certification.

Bien que le mode d’administration du volet oral de l’examen soit différent, les normes d’évaluation de haute qualité demeureront les mêmes afin de garantir que les candidats répondent aux exigences requises. Le volet des EMS comprendra encore les éléments suivants :

• Une planification détaillée et la mise à profit des connaissances des experts internes et externes en la matière
• L’élaboration structurée des questions des EMS (cas) et leur approbation par le Comité des examens — Médecine familiale
• Une surveillance par le Bureau des examens et de la certification
• Le recours à des examinateurs expérimentés qui jouent à la fois le rôle de patient et d’évaluateur
• Des séances de formation pour les évaluateurs
• La calibration de l’examen

Les frais d’examen approuvés n’ont pas changé à la suite du passage à un format virtuel. Les frais d’examen font l’objet d’une révision annuelle.

Le CMFC a prévu suffisamment de places pour accueillir tous les candidats qui s’inscrivent et se qualifient pour passer les EMS virtuelles.

Nous n’avons pas l’intention d’offrir les EMS virtuelles plus fréquemment que par le passé.
Les sessions d’examen se poursuivront au printemps et à l’automne dans les années à venir.

À compter des examens qui seront administrés en 2022, et conformément aux conditions d’examen approuvées par les candidats et candidates au moment de leur inscription à l’examen, les EMS virtuelles seront enregistrées à des fins d’assurance et d’amélioration de la qualité, de sécurité de l’examen et d’utilisation non nominative et anonyme pour la recherche. Les enregistrements peuvent également être utilisés dans le cadre d’enquêtes sur toute allégation d’irrégularité, de perturbation ou d’inconduite lors de l’examen ainsi que de toute demande de reconsidération, d’appel subséquent ou d’allégations d’un comportement irrégulier, y compris d’inconduite.

Les enregistrements ne seront pas utilisés dans le but d’attribuer une nouvelle note à un examen. Les candidats et les candidates ne pourront pas consulter les enregistrements.

Les EMS virtuelles sont administrées par le biais d’une surveillance à distance.

Avec la surveillance à distance, vous passez le même examen (structure, format et durée) en ligne, dans un endroit calme et sécurisé de votre choix et sur votre propre ordinateur, au lieu de vous rendre dans un centre d’examen.

Les surveillants vérifient l’identité des candidats et candidates, assurent la surveillance de l’examen et, pour renforcer la sécurité, les surveillants peuvent observer les séances des candidats de manière aléatoire à n’importe laquelle des stations ou à toutes les stations d’examen. Une fois l’identité des candidats et candidates confirmée, ces derniers ne pourront plus voir ni entendre les surveillants.

Le CMFC n’a pas l’intention de revenir aux examens en personne pour le moment. Il est peu probable que les futurs examens de certification soient offerts sans l’utilisation de la technologie assistée par ordinateur.

Vous pouvez passer l’examen à l’endroit de votre choix (par exemple, à votre domicile ou au travail). Aucun centre d’examen n’est offert et vous n’aurez plus à vous déplacer pour passer les EMS virtuelles.

Il vous incombe de vous assurer que l’endroit que vous choisissez est privé, tranquille et approprié pour passer un examen de certification. Vous devez être seul dans la salle pendant toute la durée de l’examen, y compris pendant la période où l’examinateur évalue la simulation dans chaque station. Vous ne devez vous adresser qu’aux examinateurs et aux surveillants/personnel d’examen pendant toute la durée de votre examen. La durée de l’examen est d’environ deux heures trente minutes (2 h 30). Les candidats et candidates doivent s’assurer que leur connexion Internet est fiable et qu’elle n’est pas limitée par un pare-feu, comme ceux que l’on trouve souvent dans les établissements universitaires et autres grandes organisations publiques et privées.

Les candidats et candidates doivent également veiller à ce que la pièce où ils passent l’examen soit suffisamment éclairée pour que les surveillants et les examinateurs puissent clairement voir leur visage et leurs expressions faciales.

Les candidats peuvent passer l’examen à l’endroit de leur choix — domicile, lieu de travail, établissement d’enseignement, hôtel, etc. —, tant qu’ils bénéficient d’un espace privé, confortable et confidentiel. Étant donné que les candidats doivent utiliser leurs propres appareils électroniques pour l’examen, il est conseillé de se procurer un ordinateur portable fiable afin d’avoir une certaine flexibilité au cas où le lieu prévu ou privilégié ne serait pas disponible.

Les candidats doivent s’assurer que leur connexion Internet est fiable et qu’elle n’est pas interrompue par un pare-feu, comme ceux que l’on trouve souvent dans les établissements universitaires et autres grandes organisations publiques et privées.
Les exigences pour les appareils et le système sont indiquées dans le Guide technique d’utilisation de risr/assess.

Les candidats sont invités à consulter la section “Sélection et attribution des places d’examen” disponible sur la page de l’Examen de certification en médecine familiale.

Selon la session, les EMS virtuelles peuvent se dérouler sur plusieurs jours, pendant une ou deux fins de semaine. Les candidats et candidates qui s’inscrivent à l’examen doivent se préparer à passer les EMS à n’importe laquelle des dates proposées pour chaque session.

Si vous pour personnelles atténuantes, vous n’êtes pas disponible à l’une des dates des EMS, veuillez nous envoyer un courriel à [email protected] au plus tard 6 semaines avant la date de l’examen. Ces demandes ne sont pas considérées comme des « accommodements pour les examens ». Le CMFC ne peut pas garantir que votre demande sera satisfaite ; cependant, nous serons en mesure d’organiser le processus de planification de l’horaire si nous connaissons les conflits à l’avance.

Une fois que les candidats ont une date d’examen, il y a peu ou pas de marge de manœuvre pour modifier l’horaire. Les candidats et candidates qui s’inscrivent à l’examen doivent se préparer à passer les EMS à n’importe laquelle des dates proposées pour chaque session. Si vous n’êtes pas en mesure de passer l’examen à une date ou une fin de semaine spécifique en raison d’un conflit d’horaire au motif valable, il convient d’en informer le CMFC par écrit dans les plus brefs délais, de préférence au moment de l’inscription. Le personnel du CMFC fera de son mieux pour vous accommoder ; toutefois, nous ne pouvons garantir que votre demande sera satisfaite.

Environ cinq jours avant l’examen oral virtuel, chaque personne inscrite recevra un courriel du CMFC indiquant ses identifiants de connexion et l’heure du début de l’examen.

Veuillez vous connecter à l’heure exacte indiquée pour vous donner le temps d’effectuer le processus de vérification, y compris la confirmation de l’identité, avant le début de votre première EMS. Toute tentative de connexion avant l’heure prévue peut engendrer un message d’erreur. Toute connexion après l’heure prévue peut avoir un impact sur le processus de vérification requis et peut, par conséquent, vous faire perdre du temps d’examen.

Pour passer l’examen, vous devez avoir un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau muni d’une caméra intégrée ou externe et d’un microphone. Vous devez également disposer d’une connexion Internet fiable. Vous ne pouvez pas utiliser d’appareil mobile, comme un téléphone intelligent ou une tablette, pour passer l’examen.

Vous ne devez utiliser qu’un seul écran/moniteur. Il est interdit d’utiliser plusieurs écrans.

Vous pouvez garder votre téléphone cellulaire complètement chargé dans la même pièce au cas où vous en auriez besoin uniquement pour vous connecter ou obtenir du soutien technique. Il est conseillé de désactiver les avis d’alertes pour éviter toute distraction pendant l’examen. Votre téléphone peut se trouver dans la même pièce que vous, mais n’est pas autorisé à être sur ou juste à côté de votre personne, chaise ou surface de travail pendant l’examen. Une fois l’examen lancé, vous ne pourrez pas utiliser votre téléphone pendant la durée de l’examen, y compris pendant le temps consacré à l’évaluation de chaque EMS, sauf en cas de problème technique.

Pour assurer la fonctionnalité de l’application de gestion de l’examen risr/assess (anciennement connu sous le nom de Practique) et pour garantir une expérience optimale pour les candidats, les exigences suivantes doivent être respectées :

• Navigateur Internet (Chrome, Firefox ou Safari) avec activation des fenêtres contextuelles (pop-ups)
• Espace de stockage suffisant sur le disque dur, au moins 20 Go d’espace libre sur le PC/ordinateur portable
• Mémoire de 8 Go recommandée, mais 4 Go est un minimum
• Système d’exploitation : Windows 7 pour PC et 10.15 pour Mac ; Linux ne répond pas aux exigences
• Vitesse Internet doit être de 2-3 Mb/s pour le téléversement et de pour le téléchargement

Nous avons établi un partenariat avec une société internationale de génie logiciel réputée pour rendre possible l’administration des EMS virtuelles sur une plateforme Web appelée risr/assess (anciennement connu sous le nom de Practique). Le fournisseur (risr/) offre une application fiable de gestion des examens qui a fait ses preuves au Canada et à l’étranger. Le logiciel permet une interaction audiovisuelle entre les candidats et les examinateurs, ainsi que l’utilisation d’autre matériel d’examen pour les besoins de la simulation orale de cas cliniques. L’application, qui a été utilisée avec succès pour les premières EMS virtuelles de l’automne 2021, et permet de faire appel à des surveillants pour assurer la sécurité de l’examen.

Oui. Le CMFC fournit des ressources permettant aux candidats et candidates de se familiariser avec l’expérience de l’examen, notamment :

• Un guide du candidat
• Des vidéos explicatives
• Un exemple d’une intervention dans une EMS virtuelle
• Survol des entrevues médicales simulées et FAQ (webinaire)

Voir notre page Web sur les ressources pour la formation des candidats et candidates pour les EMS.

Après avoir ouvert la session à l’heure indiquée, vous aurez une période d’attente avant le début de votre examen. Dès que vous aurez ouvert votre session, vous devrez rester visible en tout temps devant votre ordinateur jusqu’à ce que la période d’attente se soit écoulée et que votre examen commence. Vous n’êtes pas autorisé à quitter la pièce ou à utiliser votre téléphone, à accéder à d’autres sites Web ou à des documents en ligne ou imprimés.

Avant de commencer votre première station, un surveillant procédera à la vérification de votre identité. À ce stade, vous devrez présenter votre passeport ou votre permis de conduire valide.

Les candidats et candidates doivent se connecter à l’examen à l’heure qui est indiquée dans le courriel de notification du CMFC envoyé environ cinq jours avant l’examen. Le volet des EMS virtuelles fonctionne selon un départ synchrone. Tous les candidats et candidates d’une même séance commencent et changent de station en même temps. Cette formule ne se prête pas aux retards.

Veuillez prendre les mesures nécessaires pour vous connecter à l’heure. Vous aurez ainsi le temps de régler tout problème de connexion imprévu, de valider votre identité et d’assurer un bon déroulement du processus d’examen pour vous et pour l’ensemble des candidats de votre séance. Si vous rencontrez des problèmes de connexion ou des difficultés techniques le jour de l’examen, veuillez composer le 1 800 387-6197 (appuyez sur le 1 pour le service en anglais et sur le 2 pour le service en français, puis sur le 4 pour l’examen).

Les candidats et candidates dont la première station est compromise par une connexion tardive ne bénéficieront pas de temps supplémentaire et risquent de ne pas pouvoir commencer l’examen.

Toutes les personnes candidates devront fournir une preuve visuelle de leur identité au début du volet oral de l’examen. Cette vérification sera effectuée par un surveillant ou une surveillante d’examen. Seules les pièces d’identité émises par le gouvernement et comportant votre photo seront acceptées. Les pièces d’identification valiFdes sont les suivantes :

• Un passeport valide
• Un permis de conduire valide

Le CMFC comprend que des imprévus peuvent survenir malgré toutes les mesures prises lors de la planification et de la participation au volet des EMS virtuelles de l’examen. Les examinateurs peuvent être en retard ou ne pas être en mesure de participer pleinement à l’examen. Pour réduire le risque que cela se produise, le CMFC a recruté des examinateurs supplémentaires formés qui sont prêts à intervenir et disponibles sur-le-champ pour pourvoir tout poste d’examinateur vacant. Cela permet de s’assurer que l’examen pourra se dérouler comme prévu.

Une relation candidat-examinateur peut parfois donner lieu à un conflit d’intérêts. Le CMFC effectue des vérifications complètes en préparation au jumelage afin de s’assurer qu’il n’y a pas de véritable conflit d’intérêts et que l’examen peut se dérouler sans qu’il y ait de partialité.

Voici des exemples de conflits d’intérêts :

• Avoir un lien de parenté, y compris être un conjoint
• Être un ami proche
• Avoir une relation financière ou d’affaires
• Avoir une relation apprenant-superviseur continue qui implique une décision réussite/échec

De simplement se connaître, personnellement ou professionnellement, ou d’avoir eu des rencontres apprenant-superviseur occasionnelles, ne constitue pas un conflit d’intérêts.

Dans le cas où vous avez un véritable conflit d’intérêts avec l’examinateur qui vous est assigné, vous devez immédiatement en informer ce dernier. L’examinateur en informera à son tour les administrateurs de l’examen, qui vous indiqueront la marche à suivre.

Vous pouvez :

• Prendre des notes à l’aide du bloc-notes électronique (numérique) disponible sur la plateforme d’examen risr/assess (anciennement connu sous le nom de Practique). Toutes les notes numériques créées par un candidat seront effacées automatiquement à la fin de chaque station. Vous n’êtes pas autorisé à utiliser du papier, des crayons, ou des stylos pour prendre des notes.
• Faire une demande à l’examinateur au début de la période de 12 minutes allouée à l’évaluation si vous devez utiliser les toilettes.
• Avoir une boisson avec vous à condition qu’elle soit dans un récipient transparent et qu’elle demeure visible à votre poste de travail.

Bien que vous passiez l’examen à domicile, les mêmes règles de conduite professionnelle s’appliquent que si vous passiez l’examen dans un centre d’examen. L’examinateur ou l’examinatrice, ou la personne qui surveille peut arrêter toute personne candidate soupçonnée de mauvaise conduite, lui donner un avertissement pendant l’examen et, si nécessaire, l’exclure de l’examen.

Le non-respect des instructions et des règles affichées à l’écran peut entraîner un constat d’inconduite.

Voici quelques exemples d’infractions :

• Le déplacement hors du champ de vision de l’examinateur ou de l’examinatrice sans autorisation.
• La survenue d’événements externes inattendus, par exemple l’entrée d’une autre personne dans la pièce ou un échange avec une autre personne soit directement, soit à l’aide d’un appareil électronique.
• L’utilisation ou la possession sur soi d’objets interdits, comme des livres, des notes ou du matériel électronique supplémentaire. Cela inclut le fait de regarder votre téléphone, votre montre intelligente, un autre appareil ou un deuxième écran pendant que vous attendez le début de votre prochaine station.
• Vous avez lancé d’autres logiciels ou applications sur votre ordinateur.
• Le fait d’aider un autre candidat ou de recevoir de l’aide de la part d’une personne candidate ou non.
• La prise de notes sur papier avec stylo ou crayon.
• La prise de notes ou la tentative de prendre en note toute information relative aux questions d’examen.

Les candidats qui commettent ces infractions ou toute autre action pouvant être considérée comme une inconduite professionnelle ou académique seront signalés au CMFC. S’il s’avère qu’une personne candidate a commis une infraction, son examen peut être annulé et son nom signalé à son ordre des médecins.

Tous les candidats et candidates approuvent le code de conduite de l’examen au moment de leur inscription.
 

Auparavant, les examinateurs des EMS donnaient l’avertissement verbal « Il vous reste trois minutes » et levaient trois doigts pour le signaler visuellement au moment opportun lors de la consultation. Cet avertissement perturbait souvent le déroulement des EMS et a été interprété à tort par certains candidats comme une invitation à arrêter de recueillir des renseignements et à commencer leur prise en charge des problèmes.

Étant donné que les candidats et les examinateurs disposent d’un chronomètre identique dans la barre jaune de la plateforme logicielle, il n’y a plus d’avertissement à trois minutes de la fin de l’EMS.

S’il advenait qu’une EMS doive être effectuée sans chronomètre dans la barre jaune indiquant le temps restant à l’entretien, alors l’examinateur donnera un avertissement verbal et visuel trois minutes avant la fin.

Après chaque EMS qui dure 15 minutes et avant de passer à la station suivante, une période de 12 minutes est prévue pendant laquelle l’examinateur évalue la simulation. Pendant le temps consacré à l’évaluation, les personnes candidates :

• Ne peuvent pas accéder à leur téléphone (sauf pour obtenir du soutien technique), montre intelligente, tout autre appareil, site Web ou matériel écrit
• Ne peuvent pas saisir ou écrire des informations
• Ne peuvent pas consulter aucune autre information hormis celle qui figure sur l’écran de risr/assess
• Ne peuvent pas communiquer ou parler avec un autre candidat ou une autre personne
• Ne doivent pas quitter leur poste ; doivent rester visible à l’écran (bien que les candidats ne voient pas les examinateurs pendant l’évaluation, les examinateurs et les surveillants de l’examen sont en mesure de voir les candidats)
• Doivent faire une demande à l’examinateur au début du temps alloué à l’évaluation (12 minutes) s’ils doivent utiliser les toilettes

Pendant le temps consacré à l’évaluation, les candidats et candidates devront faire preuve de patience et attendre le début de la station suivante, indiquée par une minuterie à l’écran. Tout comportement irrégulier de la part du candidat ou de la candidate pendant cette période entraînera un signalement de l’incident par l’examinateur et/ou le surveillant et pourra donner lieu à l’expulsion du candidat ou de la candidate.
 

Une nouvelle vérification de votre identité au moyen d’un passeport ou d’un permis de conduire peut-être requise après avoir pris une pause pour aller aux toilettes.

Le chronomètre de l’examen ne s’arrêtera pas pendant le temps consacré à l’évaluation, et votre prochaine station commencera immédiatement après.

Il n’est pas permis de revenir aux cas précédents. Une fois que vous aurez terminé un cas simulé, la station sera verrouillée et, après la période consacrée à l’évaluation, tous les autres candidats et vous passerez automatiquement à la station suivante.

Si votre connexion est momentanément interrompue, vous serez reconnecté et pourrez reprendre votre examen. Si nécessaire, vous pouvez obtenir du soutien technique immédiat. Cependant, il vous incombe de vous assurer que votre connexion Internet est suffisamment fiable pour vous permettre de passer l’examen. En cas de doute, vous devez prendre des mesures avant l’examen pour optimiser votre connexion ou vous organiser pour passer l’examen dans un endroit où la connexion Internet est plus fiable.

La plateforme risr/assess (anciennement connu sous le nom de Practique) est conçue de sorte que la période d’administration (consultation de l’EMS) de 15 minutes n’est pas raccourcie si la connexion du candidat ou de l’examinateur est interrompue temporairement. Dès que vous serez reconnecté, le chronomètre qui apparaît dans le ruban jaune reprendra là où vous étiez lorsque l’interruption s’est produite. Pour faire en sorte que toutes les stations des candidats et candidates se terminent au même moment et pour respecter l’horaire global de l’examen, la période de notation sera raccourcie par un temps correspondant. C’est pourquoi le chronomètre qui apparaît sur le ruban bleu au haut de l’écran ne s’arrêtera pas et ne sera ajusté.

En cas de multiples interruptions ou d’interruptions prolongées durant la consultation d’une EMS, l’on pourrait mettre fin à la station et la reprendre après la dernière station EMS du candidat ou de la candidate.
 

Si vous éprouvez des difficultés techniques en accédant à l’application de gestion de l’examen (risr/assess), voici quelques suggestions de dépannage, à suivre dans l’ordre suivant, que vous pouvez essayer afin de rétablir la connexion :

• Rafraîchissez la page.
• Débranchez et rebranchez votre WiFi.
• Réinitialisez votre routeur.
• Veuillez également vous assurer que vous avez correctement saisi l’adresse Web (URL/lien) et les identifiants de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) relatifs à risr/assess, comme indiqué dans les informations qui vous ont été transmises avant l’examen.

Chaque candidat et candidate aura un accès immédiat à du soutien technique juste avant et pendant les EMS virtuelles. En cas de problème, veuillez vous adresser uniquement à la personne responsable du soutien technique et non à l’examinateur. Veuillez utiliser les coordonnées suivantes afin d’obtenir l’aide d’une personne du soutien technique :

• Clavardage : Veuillez utiliser la fonction de clavardage après vous être connecté et avoir accédé à l’application de gestion de l’examen (risr/assess).
• Téléphone : Veuillez appeler uniquement si vous ne parvenez pas à accéder à risr/assess* en composant le 1 800 387-6197 (appuyez sur le 1 pour le service en anglais et sur le 2 pour le service en français, puis sur le 4 pour l’examen).

* Une fois connecté à risr/assess, veuillez utiliser la fonction de clavardage si vous rencontrez des problèmes techniques.
 

Nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour vous aider à terminer votre examen. Si un problème majeur ne peut être résolu, nous vous informerons alors des options qui s’offrent à vous.

Les candidats et candidates doivent s’assurer qu’ils disposent d’une bonne connexion Internet et de l’équipement requis pour passer l’examen. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans notre Guide technique d’utilisation de risr/assess.